Бюджетирование страховой компании на базе Oracle Enterprise Planning and Budgeting

Название модуля можно перевести на русский язык как «Корпоративное планирование и бюджетирование», назовем его для краткости EPB.

Компания Oracle достаточно долго не обращала внимания на рынок CPM¹, который значительно преобразился с момента выхода OFA. Это дало возможность разработчикам по-новому взглянуть на потребности компаний в автоматизации бюджетирования и заложить в фундамент системы ряд принципиально новых идей.

Архитектура

В основе всех модулей, входящих в Oracle Corporate Performance Management, лежит модуль Oracle Enterprise Performance Foundation, представляющий собой хранилище данных и метаданных, а также обладающий стандартным пользовательским интерфейсом для работы с этим хранилищем. Через него осуществляется общение EPB с внешними системами в процессе загрузки и выгрузки данных и классификаторов.

Все пользователи, в том числе администраторы, работают с системой через единый WEB-интерфейс, что является удобным с точки зрения настройки системы, так как можно видеть все изменения тут же, не переходя в другие приложения.

Модель

В системе используется развитая и достаточно удобная модель. Предусмотрено большое число измерений — 21, из которых 11 стандартных и 10 дополнительных. Среди стандартных измерений — календарные периоды, статьи, валюты, структура центров финансовой ответственности, продукция и т.д.

Элементы стандартных измерений обладают рядом полезных атрибутов, значительно упрощающих работу с системой. Например, статьи имеют тип, на основе которого можно построить вычисление или быстро отобрать статьи одного типа для отчета. Число дополнительных атрибутов системой не ограничено.

Элементы любого измерения могут быть организованы в нескольких иерархиях, которые автоматически поддерживаются в отчетах и формах. Кроме того, элементы одного уровня иерархии могут быть сгруппированы в объект «уровень», который может иметь собственные атрибуты. Далее в формулах и выборках можно использовать и критерий уровня.

Формулы настраиваются для измерения «Статьи», при этом поддерживается следующий инструментарий:

• стандартные арифметические вычисления;
• перекрестная ссылка — ссылка на значения статей с другими аналитическими признаками;
• работа с временными элементами — абсолютные и относительные ссылки на временные значения или вычисление некоторой скользящей функции (сумма, минимум, максимум, среднее) над набором временных значений;
• условные выражения — проверка на значение статей, элементов и атрибутов.

Следует отметить, что в сочетании с возможностью создавать атрибуты для любых элементов измерений инструментарий формул позволяет создавать достаточно гибкие и наглядные вычисления.

Механизм построения формул не позволяет пользователю создать некорректное вычисление, что упрощает отладку модели.

Процессы

Один из самых интересных моментов связан с автоматизацией регламента бюджетирования. Система предоставляет стандартные средства для организации процесса согласования бюджетов между подразделениями со статусами, комментариями и т.д.

Администратор модели настраивает такие задачи, как создание шаблонов, их распространение между пользователями, согласование бюджетов, вычисление модели, различные задержки и ожидания других процессов. После запуска процесс начинает функционировать по описанным правилам. Его состояние можно отслеживать в онлайн- режиме. При этом пользователям отображаются их задачи в приложении, а по электронной почте приходят уведомления об изменении статуса.

Следует отметить, что далеко не каждый программный продукт данного класса поддерживает идеологию бизнес-процессов. Поэтому регламент бюджетирования традиционно относился к процессам, которые плохо соблюдаются и не имеют четких рамок. EPB позволяет наконец-таки поставить процесс в четкие регламентные ограничения и обеспечить минимальные сроки сборки бюджета.

Если компания еще не готова зафиксировать свои бизнес-процессы в области бюджетирования, администратор может настроить процесс менее строго, с тем чтобы можно было оперативно подстраиваться, запуская те или иные дополнительные согласования и сбор бюджетных данных. Со временем процесс можно постепенно делать все более жестким и коротким.

Кроме того, в рамках каждого процесса могут быть заданы свои формулы на различные статьи, что дает возможность экспериментировать при создании окончательной модели.

Каждый запуск процесса может генерировать новый набор значений (или, как говорят, «версию» бюджета) или замещать уже существующий. Разные версии бюджета можно сравнивать между собой, отслеживая динамику изменений в процессе сведения бюджетов.

Работа с бюджетами

Существует возможность вводить данные в любой валюте, при этом система автоматически рассчитывает значения для всех других валют, предусмотренных в модели.

Одна из интересных возможностей — это тонкая настройка уровней ввода статьи. Можно, например, определить, что ЦФО № 1 может вводить данные в статью 1, причем только по проекту 1 и 2, а ЦФО № 2 может вводить данные в статьи 1 и 2, но по проекту 3. Такой механизм на порядок упрощает задачу подготовки Excel-шаблонов для подразделений, которые не имеют прямого доступа к системе, следовательно — нет необходимости создавать для каждого ЦФО свой шаблон с индивидуальным набором статей.

Каждую ячейку бюджета можно комментировать текстовыми примечаниями.

Руководитель, отправляя бюджет на утверждение, может установить для любой ячейки целевое значение, которое может быть двух типов — обязательное и рекомендуемое. В случае обязательной цели бюджет не может быть утвержден, если значения бюджета не достигают цели. В случае рекомендуемого — пользователю выдается предупреждение.

В системе предусмотрен механизм сохранения набора значений для любого измерения, что делает процесс работы с моделью более комфортным. Можно, например, создать набор значений элементов периодов «Текущий год», в который будут входить месяцы года 2006-го, а когда наступит новый бюджетный период, набор значений можно обновить, и все формы динамически будут подгружать месяцы 2007 года. Выборка может строиться на базе выбора конкретных элементов или на основе какого-либо условия, например, можно отобрать элементы одного типа.

Имеется механизм версионности данных, что означает, что можно сохранять каждую итерацию корректировки бюджетного процесса и сравнивать их между собой.

В любой момент бюджетную форму можно перестроить так, чтобы это было удобно пользователю, перемещая измерения между строками и столбцами таблицы. Если необходимо рассчитать показатель на основе бюджета, это можно без труда сделать, добавив вычисление прямо на форму.

Для удобства строки, столбцы и ячейки можно отформатировать, в том числе изменить цвет, шрифт, размер шрифта и т.д. Кроме этого, пользователь может настроить критические отклонения, которые являются аналогом условного форматирования в среде Excel.

Все бизнес-процессы могут быть настроены не на абсолютные бюджетные даты, а на относительные, и при этом администратор может установить системную дату, относительно которой будут работать бизнес-процессы. Это позволяет без перенастройки каждого процесса управлять многими другими.

Данные можно получать из системы в виде таблиц и диаграмм прямо в приложении. Кроме того, пользователь может выгрузить данные в Excel и работать с ними в более привычной среде. Если выгрузить не просто отчет, а бюджетный шаблон, и заполнить его данными, то эти данные потом можно вернуть в систему при помощи стандартной функции. При этом система автоматически определит, в какие ячейки данные вводить можно, а в какие нельзя, и покажет это пользователю форматированием. Единственное ограничение здесь — из шаблона нельзя удалять ячейки, а также нельзя менять заголовки столбцов и строк. Впрочем, этот недостаток легко обойти с помощи функции скрытия строк или столбцов.

Рекомендации по настройке системы в страховой компании

В зависимости от специфики компании можно выделить следующие основные измерения, которые целесообразно использовать для бюджетной модели:

• календарные периоды;
• бюджетные/отчетные статьи;
• иерархия центров финансовой ответственности (в том числе филиалы);
• страховые продукты;
• каналы продаж;
• клиентские сегменты;
• валюты.

В качестве дополнительных измерений можно использовать следующие:

• регион;
• кредитные и финансовые инструменты;
• финансовые корректировки.

Разумеется, в некоторых компаниях существуют центры ответственности, отвечающие за каналы продаж, причем все продажи разделены на каналы и «поделены» между такими подразделениями. В этом случае нужно проанализировать и оценить необходимость выделения отдельного измерения «Канал продаж» — ведь можно получить эту информацию, раскрыв бюджет в разрезе центров финансовой ответственности. Аналогичная ситуация может сложиться и с клиентскими сегментами — во многих компаниях существуют подразделения, отвечающие каждое за свой сегмент рынка.

Следующий вопрос, который необходимо рассмотреть — это глубина аналитики. Этот вопрос всегда вызывает массу споров. С одной стороны, бизнес-аналитикам хочется заложить максимально детальные справочники, чтобы получать как можно больше информации из единого приложения. С другой стороны, избыточная детализация ведет к геометрическому росту размерности модели и необходимости постоянно обновлять классификаторы. Ниже перечислены факторы, которые стоит учитывать при выборе уровня детализации:

1. Уровень принятия решений пользователями системы.

Если пользователями будут только руководители топ-уровня, то делать глубокую аналитику, как правило, нет смысла — менеджмент такого уровня управляет на основе укрупненных понятий и представлений. Если же системой будут пользоваться отдельные подразделения или филиалы, то модель должна быть более детальной.

2. Возможности страховой и бухгалтерской учетных систем по глубине аналитики.

Зачастую отсутствует возможность получить фактическую информацию в желаемой детализации. Один из возможных вариантов решения вопроса — это доработать учетную систему.

3. Размерность модели.

Очевидно, что чем меньше модель, тем быстрее будет происходить пересчет, а значит, становится проще работать с различными вариантами вопросов. Нельзя недооценивать значимость этого важнейшего инструмента. Гораздо важнее (и, главное, быстрее) оценить корреляцию прибыли относительно заданного показателя, чем просить детализировать этот показатель, чтобы понять его обоснованность.

4. Изменчивость аналитики во времени.

Необходимо постоянно помнить, что система бюджетирования — это система для управления, а не для аудита. Если внести в систему слишком детальные элементы, которые динамично изменяются, то необходимо проводить постоянную корректировку модели, и, что более неприятно, появится проблема, что делать с данными по устаревшим аналитикам. Как следствие модель будет расти в геометрической прогрессии, а ценности в новой информации будет столько же, сколько и было. Хорошей оценкой для нижней границы детализации может служить частота добавления элементов. «Правильная» динамика должна характеризоваться изменением не чаще раза в год.

Отдельно следует поговорить относительно бюджетных статей. Так как формулы модели привязываются именно к статьям, то сюда попадут все элементы, логика расчета которых мало отличается по другим измерениям. Например, не имеет смысла делать отдельное измерение «Баланс», вынося туда виды активов и пассивов и оставляя в статьях один элемент «Сальдо». Это приведет к необходимости написать в статье «Сальдо» очень длинную формулу, которая будет рассчитываться индивидуально для каждого элемента измерения «Баланс». Формула получается громоздкой, корректировать и искать ошибки в ней неудобно, а вычисления будут выполняться несколько медленней.

При проектировании модели следует помнить, что в рамках бизнес-процессов аналитик может использовать не все, а только некоторое подмножество измерений. Используя эту возможность, можно выделить, например, бизнес-процессы «бюджетирование основной деятельности», «бюджетирование расходов на ведение дела», «сводная отчетность». Естественно, работать с такими процессами будет удобнее, рассчитываться они будут быстрее, однако следует помнить, что их нужно будет соединить, чтобы получить сводную отчетность.

В следующей статье будет затронута тема настройки бизнес-процессов и формул.