Внедрение методологии управления эффективностью страхового бизнеса

Внедрение системы управления эффективностью мало отличается от внедрения любого другого организационного изменения. Отличие состоит в том, что в данном случае проект затрагивает практически все подразделения компании и система должна предусматривать автоматизацию процесса CPM в силу его размерности.

Внедрение включает в себя следующие этапы:

• подготовка документов, в том числе регламентов, положений, приказов, справочников, руководств;
• автоматизация процесса бюджетирования при помощи соответствующей информационной системы;
• подготовка персонала, причем как персонала финансовых и экономических служб, так и всех руководителей, задействованных в CPM;
• отладка процесса управления.

Документация по системе CPM может включать:

• приказ о начале проекта, приказ о введении системы в эксплуатацию;
• регламент стратегического планирования;
• регламент тактического планирования;
• регламент бюджетирования;
• положение о финансовой структуре;
• положение о показателях эффективности;
• положение о мотивации персонала;
• справочники модели (страховые продукты, каналы, сегменты и т. д.);
• матрицы прав и ответственности за различные элементы бизнеса;
• руководство пользователя автоматизированной системой CPM.

Сам проект должен освещаться и поддерживаться высшим руководством, иначе все усилия пойдут прахом. Обязательным элементом являются приказы о начале работ и о введении системы в опытную эксплуатацию. Как правило, проект освещается при помощи корпоративной газеты, внутреннего портала и даже пресс-релизов. Все это настраивает людей на то, что изменения действительно будут иметь место, а также помогает специалистам, разрабатывающим систему, внедрить изменения.

Регламент стратегического планирования призван формализовать создание стратегии и осуществление ее регулярного пересмотра. Только наличие полноценной стратегии позволяет говорить о системе управления эффективностью, так как именно стратегия формулирует основные цели компании и способы их достижения.

Регламент тактического планирования формализует формат, сроки и список лиц, ответственных за составление тактического плана на предстоящий период.

Регламент бюджетирования определяет состав бюджетов, их формат, сроки, ответственных лиц при составлении бюджета компании.

Положение о финансовой структуре определяет принципы построения центров финансовой ответственности, их взаимодействие и устанавливает взаимосвязь между организационной и финансовой структурами.

Положение о показателях эффективности позволяет определить набор показателей и методику их расчета для каждого центра ответственности.

Положение о мотивации персонала формализует взаимосвязь между показателями эффективности и мотивацией персонала. Данное положение является одним из ключевых, так как именно мотивация определяет устремления отдельных лиц достигать поставленных целей.

Этот минимальный набор документов формируется и согласовывается с основными руководителями компании, а затем доводится до более низких звеньев иерархии.

Когда мы говорим о системе класса CPM, необходимо понимать, что она предназначена для моделирования бизнеса компании на тактическом и стратегическом уровнях. Даже если мы говорим о небольшой страховой компании, объем модели оказывается весьма значительным.

Давайте попробуем его оценить в следующей таблице:

Число ячеек в модели будет равно произведению числа элементов каждого измерения и составит примерно 3 825 000 000, что соответствует 228 полностью заполненным листам Excel. Очевидно, что создать и тем более поддерживать подобную систему в среде Excel просто невозможно.

Описание такой модели должно быть лаконичным и прозрачным, в противном случае страховая компания не сможет самостоятельно ее поддерживать и развивать.

Настройка различных программных продуктов класса CPM, как правило, занимает от 4 до 12 месяцев. Такой проект может потребовать значительных ресурсов, поэтому следует выбирать не просто программный продукт, а преднастроенное отраслевое реше- ние. В этом случае удается снизить сроки, риски и стоимость внедрения системы.

В настоящей статье в качестве платформы рассмотрим такое решение, именуемое Geac IISCO, созданное на базе программного продукта Geac PM.

Настройка системы Geac IISCO включает следующие этапы:

• настройка измерений системы;
• настройка взаимосвязей статей;
• настройка регламентных процедур (согласование, заявка и прочие процессы);
• настройка внешнего вида системы;
• настройка интеграции с учетными системами.

К сожалению, статья не позволяет проанализировать все возможности системы, поэтому мы рассмотрим лишь ключевые характеристики, позволяющие внедрить систему CPM во всех подразделениях и на всех уровнях компании.

Система Geac PM, в отличие от других систем класса CPM, основана на едином с централизованными справочниками хранилище информации, что позволяет минимизировать время на настройку и корректировку измерений. Для последующей эксплуатации это означает, что при добавлении, например, страхового продукта или центра финансовой ответственности новый элемент автоматически появится во всех необходимых бюджетах, отчетах, диаграммах и т. д.

Кроме того, в системе имеется возможность настроить различные иерархии из одних и тех же элементов измерений. Предположим, что в компании организована филиальная сеть, причем в каждом филиале выделяются подразделения, занимающиеся определенным видом страхования. В обычном иерархическом справочнике мы могли бы создать только одну иерархию подразделений — либо по географическому принципу, либо по видовому признаку. В результате пришлось бы либо создать два различных справочника, либо довольствоваться ограниченными аналитическими возможностями.

Каждый элемент измерения имеет краткое и полное наименование, что позволяет сделать отчеты более удобными. Например, для начинающих пользователей можно выводить полное наименование, а для получения сложных отчетов, где более принципиален размер заголовков, можно использовать краткое.

Отдельно следует сказать о справочнике статей. Статья — это основной элемент модели, обладающий специальным набором свойств для реализации функций финансового интеллекта системы и предназначенный для связи показателей друг с другом. Например, число договоров страхования, начисленная премия или прибыль — это статьи. Все статьи связываются между собой при помощи формул, сложность которых аналогична сложности формул Excel.

Отличие состоит в том, что если в Excel задается формула для отдельной ячейки, а затем копируется необходимое число раз, то в Geac PM формула задается единожды, но при этом задается подмножество гиперкуба, в котором она будет действовать. Например, формула для расчета средней премии по договору должна действовать только для фактических данных, в то время как в плановой версии она задается пользователем. Поэтому при создании этой формулы в качестве подмножества гиперкуба, в котором она действует, задается версия «факт».

Такой подход сокращает трудоемкость построения и отладки модели в разы, поскольку формулу не надо копировать, переносить на другие листы, отчеты и т. д.

Система должна позволять рассчитывать не только элементарные финансовые показатели. Система, ориентированная на страхование, должна «уметь» считать резервы, осуществлять распределение расходов на ведение дела и по исходящему перестрахованию по подразделениям, продуктам и сегментам рынка. Система должна позволить оценить стоимость и эффективность всех бизнес-процессов страховой компании — начиная от разработки страхового продукта и заканчивая урегулированием страховых событий. В решении Geac IISCO заложена полноценная страховая модель, что дает руководителю, во-первых, уверенность в том, что все показатели рассчитываются корректно, а во-вторых, полный обзор бизнеса со всех сторон.

Если говорить о процедурах согласования планов и бюджетов, то система ассоциирует их с определенными статусами (не представлен, представлен на рассмотрение, утвержден и т. д.) и соответствующим образом реагирует — например, представленный на рассмотрение или утвержденный бюджет становится недоступным для правки. При изменении статусов соответствующие пользователи получают уведомления по электронной почте. Существуют отчеты, наглядно демонстрирующие состояние бюджетов в процессе согласования.

Соответственно в ходе настройки задается путь согласования бюджетов, который соответствует бизнес-процессу составления бюджетов.

Кроме согласования бюджетов, система поддерживает процесс исполнения планов и бюджетов. В его основе лежит система заявок на ресурсы и система контроля отклонений.

Система заявок на ресурсы позволяет автоматизировать процесс расходования посредством создания и согласования заявок на ресурсы по тем или иным бюджетным статьям и уменьшает соответствующий документооборот. Кроме того, фактические данные по всем статьям регулярно загружаются из учетных систем, а Geac контролирует отклонение фактических данных от запланированных и в случаях превышения оповещает руководителей посредством отчетов или электронных уведомлений. Для настройки системы заявок определяются те статьи, по которым может быть создана заявка, а также лица, принимающие решения. Для настройки системы контроля отклонений системный инженер задает условия, в которых система будет реагировать на отклонение (например, отклонение факта от плана), и цветовую схему, которая позволит визуально определить степень отклонения. Например, отклонение менее 3% можно считать приемлемым и назначить ему зеленый цвет, отклонение от 3 до 10% — требующим внимания и назначить желтый цвет, а отклонение более 10% — критическим и назначить красный цвет.

Далее происходит настройка внешнего вида форм, графиков, отчетов и т. д. Важно, что структура и данные системы независимы от настройки внешнего вида, поэтому изменение настроек модели не затрагивает ее отображения. Система предоставляет пользователям возможность работы как через Web-интерфейс, так и через Excel, что особенно удобно, если требуется связать данные системы с нестандартными данными, находящимися в среде Excel.

На конечной стадии настройки системы настраивается интеграция с учетными системами, чтобы пользователи могли осуществить план-факт-анализ. Кроме того, накопление статистики в системе позволяет использовать встроенные алгоритмы прогнозирования, на основе которых осуществляется более точное планирование и бюджетирование, уточняются и строятся более качественные модели.

Каким же именно образом реализуется модель CPM в системе Geac IISCO? Как было определено в предыдущей статье (см. № 2 журнала «Финансовый менеджмент в страховой компании» за 2005 г.), сущность CPM состоит в создании для каждой функциональной области специфической модели, включающей в себя показатели различных типов (показатели эффективности, количественные и финансовые показатели, драйверы) и связанной с центральной финансовой моделью компании. Поэтому в Geac IISCO созданы специальные группы статей под каждую субмодель, задаются взаимосвязи и т. д. Несмотря на то, что модель предназначена для специфических целей, ее показатели могут быть использованы в любой другой части системы как для расчетов, так и для отчетности, то есть полностью сохраняется целостность и универсальность.

Под каждую часть модели создается свой раздел WEB-портала со специфическими отчетами, функциями и документацией.

Таким образом, Geac IISCO позволяет претворить в жизнь все преимущества методологии CPM, помогает построить управленческую систему, ориентированную непосредственно на результат.

Однако документация и информационная система — это далеко не все. Важнейшим этапом, без которого обойтись невозможно, является обучение персонала. Для этой задачи лучше подобрать специалиста, имеющего опыт преподавания или проведения презентаций. На основе документации необходимо подготовить обучающие материалы, примеры, задачи и т. д., которые помогут сотрудникам компании разобраться, понять ценность системы и полноценно включиться в процесс. На этом этапе рекомендуется не жалеть ресурсов и выделить отдельного сотрудника, который бы большую часть своего рабочего времени занимался разъяснительной работой, отвечал на возникающие у сотрудников вопросы и т. д.

В целом следует отметить, что полноценное внедрение системы CPM — достаточно трудоемкий процесс, требующий пристального внимания руководителей. Но, построив модель и реализовав управленческий цикл в информационной системе, компания не просто повысит свою эффективность, а получит конкурентное преимущество и повысит свою капитализацию, что особенно важно на данном этапе развития рынка.