Хранение документов в электронном виде

Внедрение в банке системы электронного документооборота и хранения, как показывает практика, окупается за три– шесть месяцев.

Указание № 2346-У накладывает ограничения на условия формирования и вид банковских документов, которые могут храниться в электронном виде.

Разработанная кредитной организацией система подписей банковских документов, производимых и хранящихся в СЭД, должна отвечать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Все документы банка, содержащие собственноручную подпись клиента, подлежат хранению только на бумажном носителе.

В порядок хранения документов в электронном виде в 2011 г. внесены изменения, в т.ч. касающиеся порядка создания архива для хранения документов в электронном виде — фонда ЕХ (единиц хранения, т.е. отчуждаемых машинных носителей информации однократной записи).

В расчетные документы, хранение которых может осуществляться в электронном виде, в 2011 г. регулятор включил и банковский ордер.

При выполнении исправительных бухгалтерских записей формируется документ в электронном виде, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление.

При выборочной проверке наличия ЕХ число выборочно проверяемых ЕХ должно быть не менее 15% от общего количества ЕХ.

Банки не переходят на СЭД по нескольким причинам.
Во-первых, хранение в виде «картинок», предложенное регулятором, — это не совсем то, чего ожидали. Ожидали хранения в виде базы данных. Во-вторых, возникают организационно-административные вопросы, связанные с подписанием документов. Как их решать, не всегда ясно. Кто подписывает документы, кто кого заменяет, как поставить подпись, как все это, наконец, проверить? — вопро- сы набираются. Выигрыш, конечно, в объемах мест хранения. Но сотрудники архивов пока привыкли искать документы на бумаге, а не в электронном виде. А как передать электронные документы при выемках? Одни вопросы!
Что касается идеи автора, кроме бухгалтерских и кассовых включить в электронное хранение управленческие документы, то делать это, конечно, можно, но отдельно от бухгалтерских. Кто же даст на носитель, помимо жестко определенных документов, записывать еще какие-то (мало ли что!). Значит, эта тема (база данных) — параллельная. И к тому же не регламентированная нормативными документами.
А что касается эффективности оформления бумажных носителей, то и по сей день актуально, когда пакеты документов (реестры) распечатывают и «скрикивают» или «выкрыживают», и вот почему-то проверка по бумаге эффективнее, чем «с экрана». Не замечали?

Все изменения, внесенные Указанием № 2683-У, способствуют упорядочению и рационализации работы с архивом электронных документов. Анализ изменений показывает, что регулятор принял к сведению замечания, возникавшие при применении в практической деятельности Указания № 2346-У. Кредитным организациям, осуществляющим переход на электронное хранение документов в настоящее время, Указание № 2683-У создает более благоприятные условия для внедрения новшества.