Практические стороны деятельности службы инкассации современного банка

Какой в идеале должна быть служба инкассации в качестве структурного подразделения крупного современного банка?

Структура службы инкассации современного крупного банка, как я считаю, должна состоять из четырех подразделений: (1) подразделения, которое занимается непосредственно инкассацией, сбором денежной наличности, (2) структуры, которая отвечает за безопасность как таковую (в плане вооружения сотрудников службы инкассации, систем слежения и пр.), (3) кассы пересчета денежной наличности и (4) собственно транспортного подразделения. Залогом успеха и эффективности функционирования службы инкассации должен являться хорошо сплоченный коллектив единомышленников, что поможет руководству управлять рабочими процессами, снизить риски, обеспечить бесперебойную работу экипажей. В каждом из перечисленных выше подразделений нужно выделить специальных сотрудников, наставников, которые проводят обучение вновь принимаемых сотрудников, повышают квалификацию уже работающих. Особое внимание с их стороны должно уделяться безопасности.

Один из основных параметров деятельности службы инкассации — безопасность, сохранность перевозимых ценностей. Безопасность имеет свойство снижаться, если регулярно не проводить специальные мероприятия для ее поддержания на необходимом уровне. Какие мероприятия внутри банка способствуют поддержанию необходимого уровня безопасности службы инкассации? Как часто их следует проводить? Как поддерживать безопасность на определенном уровне?

В службе инкассации МКБ раз в два месяца сотрудники посещают специальные семинары и проходят переподготовку. Сотрудники службы инкассации регулярно сдают зачеты по специфике работы каждого подразделения, по физической подготовке, владению оружием (ездят на стрельбища), а также обучаются пользованию всеми средствами защиты, которыми они обеспечены на маршруте. Данные мероприятия производятся своевременно и регулярно, что и позволяет службе инкассации МКБ поддерживать без-опасность на высоком уровне.

А учения по образцу военных проводятся?

Учения по образцу военных не проводятся, но, помимо теоретических семинаров по безопасности, о которых я говорил ранее, у нас раз в неделю проводятся практические учения, а именно: каждый экипаж под руководством инструктора по безопасности в течение часа отрабатывает посадку и высадку из автомобиля, прохождение от и до объекта инкассации.

И как сотрудники относятся к этому? С пониманием или, может быть, с юмором?

Конечно, эти мероприятия являются дополнительной нагрузкой для сотрудников в плане работы, но все прекрасно понимают, что это необходимая мера. Что касается других способов повышения уровня безопасности работы, то сейчас, помимо обычного вооружения, задействовано достаточно много спецсредств (пиропатроны, специализированные сумки, бьющие электрическим током, сирены и дымовые шашки на броневиках). Безопасности мы сейчас уделяем очень много внимания еще и в связи с тем, что два года назад начали инкассировать практически все Подмосковье (до апреля 2005 г. служба инкассации МКБ обслуживала только Москву и близлежащие города). Специфика обслуживания Московского региона заключается в том, что торговые точки, как правило, располагаются на рынках или привокзальных станциях, что, естественно, означает большое скопление людей и повышенную вероятность провокаций, поэтому в МКБ большое внимание уделяется обучению инкассаторов и охранников службы действовать в различного рода нештатных ситуациях.

Кроме того, согласно Инструкции Центробанка № 199-П, в соответствии с которой мы осуществляем свою деятельность, ежедневно осуществляется инструктаж экипажей перед выходом на линию. Ведение журнала техники безопасности на маршруте для нас не является чисто формальным мероприятием, мы полностью отдаем себе отчет, что это необходимая мера поддержания на должном уровне безопасности экипажей. Во всех подразделениях службы инкассации выделены старшие сотрудники смены, отвечающие за проведение данного инструктажа. Помимо вопросов безопасности сотрудников инструктируют на предмет правильности и корректности поведения в отношении клиентов.

Помимо Инструкции Банка России № 199-П какими документами вы руководствуетесь в своей деятельности?

Помимо указанной Инструкции мы руководствуемся договорами с клиентами и внутренними регламентирующими документами (порядками, распоряжениями и др.).

Существуют ли у инкассаторов какие-то проблемы, связанные с недостаточно ясно прописанными в Инструкции моментами?

Да, существует один нюанс. В прежних регламентирующих документах ЦБ РФ был прописан порядок, согласно которому сотрудник службы инкассации привозил опечатанные мешки с разменной монетой, а ему взамен выдавали тоже опечатанные мешки — уже с банкнотами. В соответствии с ныне действующей Инструкцией инкассатору в обмен на разменную монету выдаются банкноты, причем на руки. Сразу же возникла проблема поступления сомнительных и неплатежных купюр, которые инкассатор, не являясь кассовым работником и не имея при себе должного оборудования, разумеется, не может выявить. Мы вышли из положения следующим образом: клиент начал передавать денежную наличность (банкноты) инкассатору в запечатанной своим пломбиром сумке. Именно такой порядок зафиксирован в клиентском договоре и внутренних регламентирующих документах МКБ.

В этом случае ответственность за сомнительные и неплатежные банкноты, если таковые окажутся, ложится одно-значно на клиента…

Да. Именно так составлен клиентский договор. Мы открываем мешок, кладем в него снятую пломбу. В случае обнаружения фальшивых купюр составляем акт и уведомляем клиента. Тем временем банкноты уходят на экспертизу на основании соответствующих документов, подготовленных сотрудниками кассы.

А есть еще какие-нибудь узкие места в Инструкции № 199-П в части инкассации? Пожелания по ее улучшению?

Пожалуй, нет. Инструкция достаточно полная и хорошо работает. В настоящее время нашей основной задачей является автоматизация внутренних процессов, а именно приема инкассаторских мешков и их пересчета. Данное мероприятие позволит нам увеличить объемы пересчитываемой денежной наличности и сократить длительность рабочего дня сотрудников.

А что представляет собой комплексная система управления инкассацией, используемая Московским кредитным банком?

Это не столько система управления инкассацией, сколько комплексная система обслуживания клиентов банка.

Эта система — модуль АБС банка?

Да, в АБС банка есть несколько модулей, имеющих отношение к инкассации. До недавнего времени они работали автономно. Но сейчас ситуация изменилась, появилась возможность достаточно быстро и оперативно решать многие вопросы совместно с подразделениями банка, осуществляющими обслуживание и кредитование клиентов. Все это, естественно, улучшает качество предоставляемых банком услуг.

Что все-таки представляет собой модуль управления инкассацией?

На сегодня через этот модуль мы получаем управленческую информацию, необходимую для взаимодействия с клиентами, — статистику о количестве клиентов, объеме инкассаций, доходах службы инкассации, количестве инкассируемых объектов.

Какие финансовые продукты служба инкассации МКБ предлагает клиентам?

Три основных продукта — это (1) сбор, пересчет и зачисление на расчетный счет денежной наличности, (2) подготовка и доставка денежной наличности в кассу клиента, (3) подготовка и доставка разменной монеты и разменных банкнот.

Также мы осуществляем доставку денежной наличности и ценностей по указанию клиента, но эта услуга слабо востребована (в основном данной услугой пользуются клиенты, владеющие индивидуальными сейфовыми ячейками банка).

Какого мнения Вы об аутсорсинге инкассации, то есть о передаче инкассации сторонней специализированной организации или другому банку?

При нынешнем количестве точек и маршрутов инкассации служба инкассации МКБ не задумывается о передаче инкассации сторонней организации, а, наоборот, планирует в ближайшее время предоставлять свои услуги другим банкам.

Мы будем развивать и внедрять новые услуги в этом направлении. Банком ведутся работы по организации дополнительного расчетно-кассового центра, который позволит реализовать эти планы.

Какие преимущества и недостатки у двух вариантов инкассации — когда служба инкассации является внутренним подразделением банка и когда инкассация осуществляется на основании договора сторонней специализированной организацией?

Каждый вариант имеет свои положительные и отрицательные стороны. Я думаю, первый вариант имеет больше преимуществ как в плане безопасности и быстроты обслуживания клиента, так и в части поддержки прямого контакта с ним, а самое главное — доходности при большой клиентской базе. Второй вариант снижает расходы банка на организацию инкассации, но менее удобен для клиентов.

С точки зрения экономики что дороже для банка — аутсорсинг инкассации или свое собственное подразделение?

Это зависит от ряда факторов — развитости сети данного банка, состава клиентуры, стратегии развития. Например, если банк имеет большую сеть отделений (выносные подразделения, операционные кассы, дополнительные офисы, пункты обменной валюты и др.) и служба инкассации необходима в основном для их инкассации, то обслуживать своими силами, я считаю, нецелесообразно. Это влечет за собой очень большие затраты и совершенно нерентабельно, лучше воспользоваться аутсорсингом. Другое дело, если банк помимо своих точек обслуживает широкую сеть клиентов — юридических лиц. В этом случае выгоднее содержать свою службу инкассации.

Сейчас, наверное, самое время поговорить о рентабельности службы инкассации…

В МКБ, естественно, существует подразделение, которое регулярно рассчитывает финансовые результаты по всем направлениям бизнеса банка, в том числе и по инкассации. У нашего банка очень большая клиентская база, которой предоставляется много различных продуктов, в том числе уникальных (например, кредит под инкассируемую выручку), и это позволяет нам быть рентабельными и приносить доход. Конечно, для этой цели выстраиваются соответствующие тарифы, которые постоянно корректируются с учетом инфляции и текущих расходов.

Клиенты вряд ли этим довольны…

Да, клиенты любят скидки. Любое увеличение тарифов может привести к потере некоторых из них, особенно из категории не слишком крупных. В такой ситуации требуются умение работать с клиентом, способность объяснить ему, что увеличение тарифа является оправданным, а главное — суметь на цифрах показать, что ему все равно выгодно инкассироваться именно в нашем банке. Бывает иногда, что убедить не удается, и клиент уходит. Однако есть и случаи возвращения на обслуживание. Например, один клиент, который сдавал небольшую торговую выручку, ушел из банка. Я пытался его удержать, объяснял ему, что даже при небольшой выручке (10–15 тыс. руб. в день) пользоваться нашими услугами все равно выгоднее, чем нанимать водителя с зарплатой и ежедневным риском ограбления. Через два месяца клиент вернулся на обслуживание и признался, что за это время потерял намного больше, чем если бы продолжал инкассироваться через банк.

Болезненная тема — внутренняя безопасность. Как она обеспечивается?

В данном случае мы как раз решили прибегнуть к опыту военнослужащих. В наших подразделениях есть «политруки», знающие ситуацию в коллективе изнутри, контролирующие ее и своевременно информирующие о ней руководство. Кроме того, сплочению коллектива способствует совместный досуг. Например, на праздновании 15-летия банка в спортивных играх управление инкассации завоевало четыре кубка из шести. Многие из сотрудников собираются в свободное время и играют в футбол, волейбол, хоккей.

А есть в структуре управления специальный отдел внутренней безопасности?

В структуре моего подразделения данного отдела не существует, но он есть в службе безопасности банка. Сотрудники этого отдела регулярно встречаются с сотрудниками управления инкассации и разбираются с проблемами, если таковые возникают.

Главное, чтобы без пальбы обходилось, ведь у человека с оружием может возникнуть соблазн его применить…

Конечно, поэтому мы, делая сильный акцент на безопасности, уделяем особое внимание психологической подготовке кадров, умению контролировать себя.

А используется какая-то специальная психиатрическая экспертиза вновь принимаемых сотрудников?

Специальной психиатрической экспертизы не проводится. У новых сотрудников требуются стандартные медицинские справки.

Понятно. Скажите, кому непосредственно подчинено управление инкассации?

Управление входит в состав департамента сетевого развития и налично-денежного обращения и подчиняется его директору.

Какие еще управления входят в департамент?

Помимо управления инкассации в департамент входят управление сетевого развития и управление налично-денежного обращения.

Как и кем рассчитываются тарифные планы, которые предлагаются клиентам?

Есть стандартные тарифы, рассчитанные нами совместно с финансовым департаментом и управлением маркетинга. Данные тарифы мы можем корректировать под клиента в индивидуальном порядке, учитывая объемы сдаваемой торговой выручки, количество инкассируемых объектов и ряд других факторов. Право установления индивидуаль-ных тарифов возложено на меня, но в случае возникновения нестандартных ситуаций (например, если речь идет о существенном снижении тарифов) предложение выносит-ся на рассмотрение клиентского комитета, на котором менеджер или директор отделения обосновывает свои предложения. Но такое бывает очень редко.

Поговорим о транспортном подразделении. Инкассаторские автомобили МКБ какого производства — импортные или отечественные?

Исключительно отечественные. Содержать парк отечественных автомобилей экономически намного эффективнее. Нами создана своя ремонтная база, что позволяет достаточно качественно и в короткие сроки возвращать машины в строй.

Вы оцениваете технику по такому показателю, как расход бензина?

Да, естественно. В прошлом году мы установили систему навигации, которая, помимо обеспечения дополнительной безопасности, позволяет контролировать пробег и расход бензина машин.

Также данная система навигации содержит 2 модуля, которые позволяют: создавать клиентскую базу со всеми объектами инкассации; планировать маршруты инкассации; отображать рейсы на карте; осуществлять расчет таких параметров, как пробег, временной график и др.

Как работает система навигации?

В каждом броневике установлен датчик, который с помощью спутника предлагает экипажу оптимальный вариант прохождения маршрута. Также данная система позволяет в режиме онлайн контролировать состояние и перемещение инкассаторских машин, корректировать маршрут.

В заключение нашей беседы, в которой мы коснулись многих практических сторон функционирования службы инкассации современного банка, задам вопрос несколько теоретический. Одна из актуальных проблем современных финансов — расширение сферы безналичных расчетов, активное внедрение электронных денег. Как Вы полагаете, как скоро наступят времена, когда все расчеты станут исключительно безналичными и служба инкассации останется без работы?

Мое мнение таково: налично-денежное обращение будет всегда и соответственно инкассация тоже всегда будет востребована. Думаю, это связано с менталитетом человека — мы любим наличность.

А мне кажется, что, даже если на смену бумажной наличности придет электронная, все равно ее надо будет охранять. Если на карточке миллион электронных долларов, то ей нужна охрана…

Совершенно верно. Мы уже достаточно давно осуществляем перевозки слипов, оформленные по операциям с картами.