Издания и мероприятия для банковских специалистов:
 
Аналитический журнал
Управление в кредитной организации
Описание изданияСвежий номер Архив Приобрести/Подписаться
Выходит один раз в квартал.
Объем 112 с. Формат А4.
Издается с 2001 г.
 
 
 

Оптимизация АХР банка в условиях кризиса

Размещено на сайте 13.05.2009
Если в силу объективных и пока непреодолимых причин глобального характера нельзя повысить операционные доходы банка, то можно попытаться сократить его операционные расходы. Оптимизация и сокращение административно-хозяйственных расходов — реальная необходимость в условиях кризиса. Это четкий, кропотливый и методологически выстроенный процесс, который требует к себе достаточно внимательного отношения.
 
С.А. Ирин, эксперт по АХР

Введение

Максимизация прибыли банка как коммерческой организации — основная цель его акционеров и главная задача его менеджеров. Формула расчета чистой прибыли банка проста и понятна и в общем случае выглядит следующим образом:

1) чистые процентные доходы;

2) чистые доходы по операциям с иностранной валютой;

3) чистые доходы по операциям с ценными бумагами;

4) чистые комисионные доходы;

5) прочие доходы;

6) итого: операционные доходы (п. 1 + п. 2 + п. 3 + п. 4 + п. 5);

7) отчисления в резервы;

8) операционные расходы (АХР);

9) прибыль до налогообложения (п. 6 – п. 7 – п. 8);

10) расходы по налогам на прибыль;

11) чистая прибыль.

Исходя из представленной формулы, можно говорить о том, что процесс максимизации прибыли банка основан на работе менеджеров банка по увеличению статей доходов банка и сокращению статей расходов. Все это и составляет искусство финансового менеджмента, которому посвящены многочисленные публикации.

Внимание теоретиков и практиков банковского менеджмента, как правило, сконцентрировано на вопросах увеличения операционных доходов банка — формировании эффективной кредитной, депозитной и тарифной политики банка с целью максимизации процентной маржи по проводимым операциям и увеличения объемов чистых комисионных доходов и чистых доходов по операциям с ценными бумагами и иностранной валютой.

В борьбе за высокие ставки по выдаваемым кредитам и низкие ставки по привлекаемым депозитам банковские менеджеры всегда стремились к максимальным операционным доходам, полагая, что основные резервы получения банком чистой прибыли сокрыты именно в этих статьях. В общем случае это была верная стратегия, особенно в условиях активно растущего банковского сектора, когда двукратный годовой рост ритейла и ошеломляющие ставки по розничным кредитам позволяли не задумываться о других путях борьбы за прибыль.

Все изменилось в конце 2008 года, когда мировой финансовый кризис резко сократил операционные доходы банков и отнял у топ-менеджеров банков аппетит, сон и уверенность в завтрашнем дне. Стало очевидно, что на фоне общего спада производства и покупательской активности населения рассчитывать на былую доходность банковских операций в среднесрочной перспективе не приходится. Но выход, конечно, есть: если в силу объективных и пока непреодолимых причин глобального характера нельзя повысить операционные доходы банка, то можно попытаться сократить его операционные расходы — административно-хозяйственные расходы (АХР) по обеспечению его функционирования.

Статья АХР долгое время была незаслуженно забыта, и вопросам ее сокращения и оптимизации в большинстве банков придавалось мало значения. В то же время показатель АХР включается в расчет весьма важного показателя эффективности деятельности банка:

Cost Incomе Ratio (CIR) = АХР / Операционные доходы.

Оптимизация и сокращение АХР — реальная необходимость в условиях кризиса. Это четкий, кропотливый и методологически выстроенный процесс, который требует к себе достаточно внимательного отношения. Для его успешной реализации требуется:

— произвести четкую классификацию всех АХР банка, сгруппировав расходы по их экономическому содержанию с разделением на капитальные и текущие расходы;

— для каждого класса АХР разработать и реализовать специальный комплекс мероприятий, направленных на сокращение данного класса расходов;

— обеспечить постоянный мониторинг, анализ, контроль и оптимизацию АХР.

В современном банке Cost Incomе Ratio составляет в среднем 40–50%. Таким образом, резерв для получения прибыли за счет сокращения АХР достаточно существенный.

Вместе с тем следует помнить о том, что сокращение АХР должно быть взвешенным и продуманным процессом, иначе оно может привести к дезорганизации процесса материально-технического обеспечения деятельности банка и отрицательно отразится на его основной деятельности.

В представленном ниже материале приведена классификация АХР банка, а также даны некоторые практические советы и приемы по оптимизации этих расходов. Приведенный список советов не яваляется исчерпывающим, и каждый банк должен провести кропотливую работу, для того чтобы выяснить скрытые резервы по экономии АХР. На самом деле вопрос контроллинга АХР банка намного шире и заслуживает полноценной книги. Настоящая статья — это только краткий обзор темы с набором практических советов. В ней, в частности, не затронуты вопросы построения методологии планирования и контроля АХР, вопросы аллокации расходов и вопросы автоматизации.

Объекты недвижимости

Обладание собственной недвижимостью, безусловно, укрепляет авторитет банка в глазах партнеров и клиентов. Однако ее покупка и эксплуатация — довольно затратное дело. Недвижимость может не всегда находиться в собственности банка. Для многих банков собственный офис — дорогое удовольствие, по-этому они предпочитают аренду. Причем это касается как головного офиса банка, так и его дополнительных офисов в регионах.

Расходы по объектам недвижимости подразделяются на капитальные затраты по приобретению и капитальному ремонту объектов недвижимости и земельных участков и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации объектов недвижимости.

Капитальные затраты: покупка/строительство объектов недвижимости и земельных участков, капитальный ремонт объектов недвижимости, оборудование кассовых кабин и хранилищ.

Текущие расходы: услуги текущего ремонта, технического обслуживания и эксплуатации объектов недвижимости, аренда объектов недвижимости, оплата коммунальных расходов по объектам недвижимости.

Сокращение капитальных затрат

Кардинально пересмотрите стратегию банка в части вопросов недвижимости. В условиях падения цен на недвижимость — это довольно интересная управленческая задача. Постарайтесь найти компромисс между собственностью и арендой. Возможно, что на данном этапе вам не стоит обзаводиться собственными офисами в регионах (в ожидании дальнейшего падения рынка), а можно ограничиться арендой. Это непростой вопрос, который не имеет простого ответа.

Урежьте аппетиты структурных подразделений в части расширения занимаемых площадей. Возможно, кому-то придется уплотниться, особенно в бэк-офисе и вспомогательных технических службах. Но помните о санитарных нормах и о простых человеческих потребностях в комфорте.

При аренде/покупке/строительстве новых офисов вдумчиво подходите к планировке. Очень часто современные помещения имеют непропорционально большие коридоры и холлы. Это существенно сокращает полезные площади. Откажитесь от капитальных стен — легкая система современных перегородок и грамотные дизайнерские решения позволят вам разместить своих специалистов более грамотно и рационально.

Отложите ранее запланированный капитальный ремонт. Возможно, сейчас для этого не самое лучшее время.

Вторым этапом сокращения расходов по объектам недвижимости является сокращение текущих расходов по их эксплуатации.

Сокращение текущих расходов

Откажитесь по возможности от текущих ремонтов. Установите временные и бюджетные нормы эксплуатации кабинетов и помещений.

Разработайте и внедрите нормы по расходным чистящим и моющим материалам.

Компьютерная техника

Компьютер — основной рабочий инструмент банковского сотрудника. Объективно говоря, компьютерная система банка — это его мозг. Без четко работающей компьютерной системы банк беспомощен и недееспособен.

Расходы по компьютерной технике подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: персональные компьютеры, серверное оборудование, принтеры, сканеры, сетевое и телекоммуникационное оборудование, источники бесперебойного питания и прочее оборудование.

Текущие расходы: услуги ремонта и техническое обслуживание компьютерного оборудования, расходные материалы (картриджи, чистящие средства), комплектующие, накопители информации (CD, DVD, ленты стриммеров и т.п.).

Поскольку текущие расходы являются производными и возникают как результат эксплуатации оборудования и каналов связи, то прежде всего необходимо предпринять комплекс мер для того, чтобы максимально сократить бюджет капитальных расходов банка по приобретению компьютерного оборудования без ущерба для жизнедеятельности банка. С этой целью может быть реализован комплекс мероприятий.

Сокращение капитальных затрат

Проведите инвентаризацию имеющегося компьютерного оборудования с целью выявления резервов. Например, инвентаризация может выявить, что в одном отделе имеются два принтера, один из которых недостаточно загружен и может быть безболезненно передан другому отделу, ранее подавшему заявку на приобретение принтера.

Установите нормативы и спецификации к закупаемой технике. В зависимости от функциональных обязанностей каждой категории специалистов должен соответствовать компьютер установленной конфигурации. Самые дорогостоящие и мощные компьютеры приобретаются для ИТ-служб. Компьютеры с большими мониторами — прерогатива банковских аналитиков (им требуется выводить на экран одновременно большой объем информации). Компьютер самой простой конфигурации достаточен для работы бэк-офиса и бухгалтера.

Аналогично можно систематизировать прочее банковское оборудование. В результате, закупая компьютерную технику в строгом соответствии с задачами бизнеса, вы будете экономить на стоимости и не переплачивать.

Вторым этапом сокращения расходов по компьютерной технике является сокращение текущих расходов.

Сокращение текущих расходов

Сократите расходы на картриджи путем их повторной заправки. Этот способ, конечно, не рекомендуется производителями картриджей, однако он позволяет добиться существенного сокращения бюджета расходных материалов.

При покупке принтеров обращайте внимание на стоимость применяемых картриджей. Как известно, основной доход производители принтеров получают именно от продаж расходных материалов. Дешевые модели принтеров зачастую имеют дорогие картриджи.

Программное обеспечение

Трудно переоценить роль информационных технологий в современном банке. Без современного программного обеспечения, способного решать сложные задачи автоматизации и управления, невозможно представить банковскую деятельность.

Расходы по программному обеспечению подразделяются на капитальные затраты по приобретению компьютерных программ и текущие расходы, связанные с сопровождением указанного программного обеспечения.

Капитальные затраты: приобретение системного программного обеспечения (операционных систем, систем управления базами данных, серверного ПО, антивирусных комплексов и т.п.), приобретение прикладного офисного программного обеспечения (текстовые редакторы, электронные таблицы, графические редакторы и т.п.), приобретение специального банковского ПО (автоматизированные банковские системы — АБС, программные модули АБС, системы CRM и т.п.).

Текущие расходы: плата за авторское сопровождение, доработку и обновление программного обеспечения.

Затраты по приобретению программного обеспечения с каждым годом составляют все большую статью расходов банка, поскольку лицензионное ПО стоит дорого, а банки не могут себе позволить пользоваться нелицензионным ПО. Тем не менее можно предпринять ряд шагов, направленных на сокращение данных расходов.

Сокращение капитальных затрат

Необходимо вспомнить о том, что в современном информационном мире уже давно существует альтернатива дорогому ПО — бесплатные аналоги известных программ. Конечно, вы не найдете бесплатной версии АБС, распространяемой в сети Интернет, однако на смену MS Office может прийти Open Office.

Используйте технологию терминального клиента. В этом случае вам не придется устанавливать стандартное офисное ПО на каждый компьютер офисного работника. Достаточно одной копии и лицензии на сервере.

Сокращение текущих расходов

Если вы успешно заменили часть своего ПО на бесплатный софт, то это уже позволит вам сократить расходы на авторское сопровождение.

Проинвентаризируйте свои взаимоотношения с поставщиком АБС. Если ряд проектов по доработке АБС срывается по срокам, то это хороший повод начать разговор о снижении стоимости сопровождения АБС.

Офисное оборудование

Как и любой другой офис, банк не обходится без стандартного набора офисного оборудования. Возможно, оно и не играет такой важной роли, как компьютерная техника, однако без него уже трудно обходиться.

Расходы по офисному оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: копировальная техника, устройства для уничтожения бумаг (шредеры), переплетные устройства, диапроекторы и прочее оборудование.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию офисного оборудования, расходные материалы для копировальной и переплетной техники.

Сокращение капитальных затрат

Проинвентаризируйте парк офисного оборудования. Распределите рационально копировальную и прочую технику по офисным помещениям, чтобы обеспечить к ней свободный и удобный доступ. Возможно, это позволит отказаться от закупки дополнительного оборудования.

Лимитируйте приобретение устройств для уничтожения бумаг. Возможно, что эти устройства требуются далеко не каждому подразделению, а только тем, кто работает с действительно конфиденциальной информацией (приемная правления, служба безопасности, финансовое управление).

Подойдите рационально к приобретению копировальной техники. Возможно, вместо закупки двух маломощных аналоговых ксероксов будет правильнее закупить один цифровой аппарат с расширенными функциями.

Вторым этапом сокращения расходов по офисному оборудованию является сокращение текущих расходов.

Сокращение текущих расходов

Установите контроль за использованием копировального оборудования, чтобы уберечь его от использования в личных целях. Это значительно сократит расходные материалы.

Внимательно относитесь к покупке копировальной техники. Дешевые модели, как правило, требуют дорогих расходных материалов.

Мебель и бытовое оборудование

Мебель и бытовое оборудование составляют значительную часть капитальных расходов банка.

Расходы по мебели и бытовому оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: мебель, сейфы, кондиционеры, бытовая техника и прочее оборудование.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию мебели и бытового оборудования.

Сокращение капитальных затрат

Проинвентаризируйте имеющуюся мебель и бытовое оборудование. Возможно, вам удастся найти излишки мебели, осевшие в разных отделах в виде технологических тумб.

Внимательнее подойдите к вопросу покупки мебели. Установите категории мебели для различных категорий работников. Например, можно выделить следующие комплекты мебели: для управленцев высшего, среднего звена, рядовых работников. Возможно, управленцам надо быть скромнее в своих притязаниях на обстановку рабочих кабинетов.

Критичнее подойдите к конфигурации мебели. Массивные столы с большими столешницами не только дороги, но и зачастую неудобны для работы, ведут к загромождению помещений.

Попробуйте сэкономить на дорогостоящих кондиционерах (только на солнечной стороне офиса и в помещениях по работе с клиентами).

Сейфы не всем, а только тем, кто действительно нуждается в хранении важных документов. Во многих случаях можно заменить сейфы металлическими шкафами.

Вторым этапом сокращения расходов является сокращение текущих расходов. Как правило, расходы на текущие расходы по мебели и бытовому оборудованию незначительны. Текущий ремонт обычно осуществляется силами хозяйственных подразделений.

Спецбанковское оборудование

Спецбанковское оборудование составляет основу банковских касс и офисов.

Расходы по спецбанковскому оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: банкоматы, инфокиоски, кассовые терминалы, калькуляторы с печатью, детекторы валют, упаковщики банкнот, машинки для подсчета купюр, POS-терминалы, импринтеры, имбоссеры, картмэйлеры.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию спецбанковского оборудования, расходные материалы к спецбанковскому оборудованию, расходы по услугам процессинга пластиковых карт.

Сокращение капитальных затрат

Пересмотрите стратегию банка в части построения сети банкоматов и инфокиосков. Возможно, что вместо покупки нового оборудования имеет смысл изменить географическое размещение уже существующего.

Автотранспорт

Как и любая другая организация, банк не может обходиться без собственного автотранспорта. Ни электронная почта, ни почтовые отправления не могут заменить живого общения. Автотранспорт — это посещение клиентов и деловых партнеров, проверки залога с выездом на место, служебные командировки, доставка материальных ценностей.

Расходы на автотранспорт подразделяются на капитальные затраты по приобретению автомобилей и текущие расходы по их обслуживанию и эксплуатации.

Капитальные затраты: приобретение легковых автомобилей, микроавтобусов, грузовиков и спецавтотранспорта (инкассаторских машин).

Текущие расходы: оплата горюче-смазочных материалов (ГСМ), расходы на ремонт и комплектующие, техническое обслуживание, страховка, стоянка и гаражное хранение, прочие транспортные услуги.

Общая стратегия сокращения расходов на автотранспорт строится на основе сокращения и оптимизации автопарка банка и жесткой оптимизации текущих расходов.

Сокращение капитальных затрат

Следует реструктуризировать автопарк банка с целью определения того, какой минимальный автотранспорт и в каком количестве требуется для транспортного обеспечения. В общем случае следует различать персональные автомобили для топ-менеджеров, разъездные автомобили для решения текущих задач и спецавтотранспорт для нужд инкассации.

В частности, следует пересмотреть перечень лиц, имеющих право на персональный автомобиль. Отделом транспортного обеспечения должен быть разработан и утвержден регламент использования автотранспорта. Следует максимально отказаться от дорогостоящих представительских автомобилей, которые к тому же дороги в эксплуатации.

Следует проанализировать экономическую целесообразность использования личного автотранспорта сотрудников банка в служебных целях с выплатой им денежной компенсации на ГСМ и аммортизацию автомобиля.

При комплектации автопарка следует внимательно относиться к выбору марки автомобиля и модельного ряда. Предпочтение следует отдавать автомобилям от одного производителя, что, как правило, позволяет получать скидки при их покупке, а также при ремонте и техническом обслуживании.

Предпочтение следует отдавать автомобилям с экономичным расходом горючего и недорогим с точки зрения технического обслуживания. Особое внимание следует уделить комплектации — предпочтение бюджетным вариантам без автомагнитол и прочих излишеств.

Поскольку основным фактором роста текущих расходов на автотранспорт является пробег автомобилей, то стратегию оптимизации затрат следует строить на контроле и сокращении пробега.

Сокращение текущих расходов

Следует строго лимитировать количество и километраж поездок, исключить использование автотранспорта в личных целях и в экономически нецелесообразных ситуациях.

Следует проанализировать экономическую целесообразность использования услуг внешних поставщиков транспортных услуг.

В процессе эксплуатации автотранспорта важно четко выделить временной момент, начиная с которого расходы на техническое обслуживание автомобиля (в силу его старения и износа) становятся чрезмерными.

В этом случае следует производить продажу (списание) данного автотранспорта.

Следует отказаться от излишних затрат на приобретение автомагнитол и прочего необязательного оборудования.

Средства безопасности

Безопасность — одна из составляющих банковского дела. Доверие клиентов и партнеров должно быть основано на их твердой уверенности в том, что банк сохранит и приумножит вложенные ими денежные средства, обеспечит конфиденциальность сделок. XXI век не стал спокойнее и безопаснее для банков. На смену банальным грабителям в масках и с револьверами все чаще приходят компьютерные хакеры и специалисты по установке подслушивающих жучков, а сводки новостей нередко сообщают о растрелах инкассаторских служб.

Расходы по средствам безопасности подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации указаного оборудования, а также обеспечивают деятельность служб безопасности банка.

Капитальные затраты: приобретение и установка охранных и противопожарных систем и систем контроля доступа, металлодетекторы, детекторы жучков, средства обороны, прочее специальное оборудование.

Текущие расходы: техническое обслуживание охранных и противопожарных систем, услуги охраны МВД/ЧОП, прочие текущие расходы.

Особенность оптимизации расходов банка на средства безопасности определяется не только его пониманием достаточности уровня безопасности, но и требованиями различных контролирующих органов, которые в законодательном порядке требуют обеспечения заданного уровня безопасности. Это означает, что банк лимитирован в методах и приемах ограничения затрат на безопасность. Тем не менее он может предпринять ряд мер, которые позволят ему сократить бюджет расходов на приобретение и эксплуатацию средств безопасности.

Сокращение капитальных затрат

При открытии дополнительных офисов и центров банковских услуг следует обращать особое внимание на то, насколько данный объект защищен и нуждается ли он в оснащении дополнительными системами защиты. Из двух вариантов аренды дополнительных офисов (при прочих равных условиях) разумнее предпочесть тот офис, который уже укомплектован системой противопожарной безопасности и системой охранной сигнализации. В этом случае банк будет нести только расходы на эксплуатацию системы и не понесет капитальных затрат.

Проанализировать структуру системы видеонаблюдения и расположения кнопок тревожной сигнализации. Возможно, она чересчур избыточна и может быть сокращена.

Если вам удалось максимально оптимизировать техническую инфраструктуру систем технической безопасности банка, то это, безусловно, приведет к снижению расходов на ее эксплуатацию.

Сокращение текущих расходов

В качестве варианта сокращения текущих расходов по обеспечению безопасности банка рекомендуется проанализировать различные варианты охраны банка:

— вариант охраны МВД (пультовая охрана с постовым милиционером);

— использование услуг частных охранных агентств;

— содержание собственного штата охранников.

Телефонная связь

Телефонная связь является одним из важнейших средств межличностных коммуникаций в современном бизнесе. Для того чтобы убедиться в важности телефонной связи для современного банка, достаточно произвести аварийное отключение мини-АТС — банковский бизнес сразу же погрузится в хаос.

Расходы по телефонной связи подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации данного оборудования.

Капитальные затраты: приобретение телефонных и факсимильных аппаратов, GSM-коммуникаторов, мобильных телефонов, радиостанций, офисных мини-АТС и плат их расширения и модернизации, оборудования колл-центра, телефонных номеров (линий) связи.

Текущие расходы: оплата телефонных разговоров, аренда номеров (линий) связи, ремонт и техническое обслуживание средств связи.

Поскольку текущие расходы являются производными и возникают как результат эксплуатации оборудования и каналов связи, то прежде всего необходимо предпринять комплекс мер в целях максимального сокращения бюджета капитальных расходов банка по приобретению средств и каналов связи без ущерба для жизнедеятельности банка.

Сокращение капитальных затрат

Разработать и внедрить нормы обеспечения сотрудников банка телефонными аппаратами, исходя из их должностных обязанностей и учитывая их размещение в кабинете. Следует отказаться от принципа, что каждый офисный работник должен иметь персональный телефонный аппарат. Например, если два работника расположены за соседними столами и частота пользования телефоном невысока, то вполне достаточно установить один телефонный аппарат на двоих. Такой подход особенно безболезненен при использовании беспроводных радиотелефонов.

Пересмотреть и максимально сократить перечень сотрудников банка, имеющих право на получение и использование служебного мобильного телефона. Право на служебный мобильный телефон должно быть предоставлено только сотрудникам, для которых это действительно является необходимым. Такой категорией могут являться клиентские менеджеры, руководители проектов. Впрочем, как правило, сотрудники банков претендуют не столько на служебный телефонный аппарат, сколько на оплату телефонного трафика.

Разработать и внедрить нормы обеспечения сотрудников банка прямыми городскими и внутренними телефонными номерами (линиями), исходя из их должностных обязанностей. Очевидно, что для специалистов фронт-офиса, активно ведущих переговоры с клиентами, норматив может составлять один прямой городской номер на одного сотрудника, а для специалистов бэк-офиса или службы технического обеспечения — один номер на четырех специалистов.

Обеспечить соблюдение принципов разумной достаточности при приобретении телефонных аппаратов стационарной и мобильной связи. Предпочтение следует отдавать бюджетным моделям с минимальным набором функций. Телефонный аппарат (впрочем, как и любой другой прибор) по своему функционалу должен соответствовать реальным запросам его владельца. Приобретение так называемых системных телефонных аппаратов с расширенным набором функций допустимо только для определенных категорий специалистов, которым они действительно необходимы в работе (руководители департаментов, секретари, специалисты колл-центра, дилеры и т.п.).

По возможности производить закупку оборудования у одного продавца и одного производителя с целью избежать возможной несовместимости оборудования и получить максимальные скидки при покупке и постгарантийном обслуживании техники. При этом, конечно, следует помнить о том, что экономия на стоимости оборудования и приобретение средств связи малоизвестных производителей могут привести к сокращению капитальных затрат, но неминуемо вызовут последующий рост текущих расходов на ремонт. Вопрос совместимости оборудования может привести к достаточно серьезным финансовым потерям в будущем. Это следует особенно учесть при приобретении мини-АТС банка, которая является ядром телефонной системы. Нередки случаи, когда из-за неграмотного выбора мини-АТС банк сталкивался с серьезными техническими (а следовательно, и финансовыми) проблемами при построении на базе такой АТС полноценного колл-центра.

Соблюдать принцип разумной достаточности при выборе типов каналов связи. Дорогостоящие цифровые каналы связи в некоторых случаях могут быть успешно заменены более дешевыми аналоговыми линиями, если не предполагается их параллельное использование для передачи цифровых данных.

Вторым этапом сокращения расходов по телефонной связи является сокращение текущих расходов. Главная цель — сократить время и общую стоимость телефонных разговоров.

Сокращение текущих расходов

Максимально сократить поток дорогостоящих звонков, каковыми являются звонки на мобильную связь и междугородние/международные звонки. Такие звонки должны производиться только по служебной необходимости. Поскольку в общем случае достаточно сложно поставить на контроль весь телефонный трафик банка, то следует применять простые и эффективные меры запретительного характера. Рекомендуется отключить выход на междугороднюю/международную связь для работников структурных подразделений, которые в ней явно не нуждаются (за исключением начальников структурных подразделений).

Ввести контроль лимитов на телефонный трафик в зависимости от бизнес-направлений и функциональных обязанностей структурных подразделений. Различные модели мини-АТС позволяют получать статистические отчеты по телефонным разговорам. На базе этих отчетов может быть построена система анализа и контроля телефонного трафика как в разрезе структурных подразделений, так и по каждому конкретному специалисту. Контроль может носить постоянный или выборочный характер. Такая система позволяет выявлять наиболее «разговорчивых» сострудников и принимать должные меры, если их «разговорчивость» не имеет отношения к работе.

Сократить лимиты на оплату мобильной связи для установленной категории специалистов банка.

Установить GSM-коммуникаторы для сокращения затрат при звонках с аппаратов стационарной связи на мобильную сеть. GSM-коммуникатор обеспечивает переадресацию звонков с аппаратов стационарной связи в мобильную сеть оператора, минуя городскую телефонную сеть. В результате тарификация звонка производится по тарифу как за звонок внутри сети.

Пересмотреть тарифные планы для служебной мобильной связи. Рекомендуется активное использование корпоративных тарифных планов мобильных операторов с целью оптимизации расходов между специалистами банков.

Активно использовать IP-телефонию для организации междугородней/международной связи с целью снижения затрат на телефонный трафик.

Почтовая связь

В век информационных технологий и электронного документооборота обычная почтовая связь может показаться анахронизмом. Тем не менее она играет важную роль в коммуникациях банка, обеспечивая документооборот документов и писем.

Расходы по почтовой связи подразделяются на капитальные затраты и текущие расходы. Впрочем, капитальные затраты достаточно незначительны, и их можно было бы опустить, ограничившись рассмотрением только текущих расходов, но мы их сохраним, чтобы не нарушать общие принципы классификации операционных затрат.

Капитальные затраты: весы для взвешивания почтовых отправлений (для определения достаточного номинала почтовых марок), маркировальные (франкировальные) машины.

Текущие расходы: оплата почтовых марок, конвертов, бланков, расходы по курьерской связи и экспресс-доставке, спецбанковская связь (инкассация банковских документов).

Сокращение капитальных затрат

Перечень оборудования для почтовых отправлений невелик. Как правило, оно присутствует только в банках с большими объемами почтовых отправлений. При небольшом потоке корреспонденции от него можно вообще отказаться.

Исходя из представленной классификации затрат, оптимизация и сокращение почтовых расходов могут быть произведены в основном за счет сокращения объемов почтовых отправлений и выбора более дешевых поставщиков почтовых услуг.

Сокращение текущих расходов

Заменить, где это целесообразно, почтовые отправления факсимильной, электронной или мобильной связью. Например, в настоящее время вместо почтовой рассылки кредитополучателям уведомлений о просроченной задолженности банки активно используют sms-рассылку сообщений. Однако в случае, когда требуется получить официальное подтверждение прочтения сообщения, без классического письма все-таки не обойтись.

Максимально сократить и оптимизировать бумажный документооборот между банком и его филиальной сетью (допофисами).

В настоящее время бумажный документооборот между головным офисом банка и его филиалами активно замещается электронным документооборотом отсканированных документов.

Сократить объемы использования дорогостоящей экспресс-доставки документов в случаях, когда скорость доставки и 100%-ная сохранность документов не являются ключевым фактором. Следует также пересмотреть список курьерских фирм — возможно, следует отдать предпочтение менее известным, но более дешевым маркам.

Расходы на персонал

В банковской деятельности расходы на персонал являются одной из самых внушительных статей расходов. И неудивительно, ведь сотрудники — это основной капитал банка, хотя он и не отражен в его балансе. Кадры решают все. В сочетании с передовыми технологиями они и делают то, что мы называем банкингом.

Расходы на персонал относятся к текущим расходам банка.

Текущие расходы: заработная плата, премии и надбавки различного характера, материальная помощь, бонусы, расходы на обучение, расходы на проведение корпоративных мероприятий, налоги, связанные с перечисленными затратами.

Оптимизация расходов на персонал — достаточно сложный комплекс мероприятий, и он заслуживает отдельного рассмотрения. В рамках данной статьи мы ограничимся ключевыми рекомендациями, которые помогут снизить расходы по данной статье затрат.

Сокращение текущих расходов

Практически у любого банка, проработавшего на рынке более 5 лет, можно обнаружить раздутый штат. Проанализируйте и опишите основные бизнес-процессы банка. Оптимизация бизнес-процессов позволит вам реструктуризировать организационную структуру банка с учетом приоритетных целей и задач вашего бизнеса. Реструктуризация организационной структуры явно укажет, какой именно персонал и на каких участках работы требуется сократить.

Ручной труд ограничен по производительности. Составьте перечень бизнес-процессов, которые могут быть автоматизированы за счет разработки и внедрения программного обеспечения. Это позволит сократить персонал бэк-офиса.

Заморозьте ранее объявленные вакансии. Прием новых специалистов должен производиться только в случае крайней производственной необходимости и на основании аргументированного письменного обоснования.

Пересмотрите систему оплаты труда. Классифицируйте свой персонал по категориям с выделением ключевых сотрудников, ценных специалистов и прочего персонала. Это позволит избежать перегибов в урезании оплаты труда и сохранить ценные кадры.

Пересмотрите бюджет на обучение. Откажитесь от дорогостоящих семинаров и тренингов (особенно за границей). Рекомендуется оставить только те, которые имеют четкую практическую направленность. В период кризиса и финансовой нестабильности воздержитесь от оплаты второго высшего образования для менеджеров.

Откажитесь от помпезных корпоративных вечеров. Даже небольшая денежная премия в качестве компенсации позволит вашим сотрудникам утешиться, а банку сохранить значительные средства.

Пересмотрите систему выплат материальной помощи. Возможно, что вашему банку стоит воздержаться от материальных поощрений таких событий, как свадьбы, дни рождения и пр.

Пересмотрите социальные пакеты своих сотрудников. Оплата абонементов в спортивные клубы в условиях кризиса — не самое мудрое решение.

Информационные и консультационные расходы

Как и для любой другой коммерческой организации, информация играет для банка важнейшую роль. Мы живем в информационном обществе. Информация — это товар. Мы покупаем ее, чтобы владеть ситуацией. В банковском бизнесе побеждает тот, кто лучше осведомлен.

Информационные расходы относятся к расходам текущего характера.

Текущие расходы: оплата услуг информационных баз данных (юридической, базы данных МВД и пр.), оплата услуг информационных агентств, услуг аналитических и консалтинговых компаний.

Чтобы оптимизировать бюджет расходов на информационные и консультационные услуги, банку необходимо проанализировать и определить, без каких услуг он может обойтись, а какие являются для него жизненно необходимыми.

Сокращение текущих затрат

Проанализируйте информационные услуги, которые получает банк. Определите, какие из них вам действительно необходимы. Возможно, некоторые из них дублируют друг друга, например не стоит оплачивать подписку на новостные ленты сразу нескольких конкурирующих информационных агентств. Можно отказаться от некоторых услуг, воспользовавшись бесплатными интернет-порталами.

Определитесь с количеством лицензий на пользование информационными услугами и подключением к базам данных. Компании применяют различные стратегии. Отдайте предпочтение тем, у которых количество пользователей не ограничено.

Используйте услуги внешних консультантов только там, где это действительно необходимо и где вы не можете обойтись собственными силами. Например, для выработки прорыва на отдельных направлениях бизнеса.

Командировочные расходы

Командировки банковских специалистов — обычное явление. Но следует отметить, что к командировочным расходам по данной статье мы относим только командировочные расходы, связанные с развитием бизнеса банка и продвижением новых проектов. Командировочные расходы, связаные с обучением персонала (командировки на семинары и тренинги, в том числе зарубежные), следует относить к статьям по учету затрат на обучение для получения более объективной картины расходов на обучение.

Командировочные расходы относятся к текущим расходам.

Текущие расходы: транспортные расходы, проживание, суточные, прочие расходы (визовая поддержка, страховка).

Оптимизация и сокращение командировочных расходов могут быть произведены в основном за счет сокращения числа командировок и их удешевления.

Сокращение текущих расходов

Переосмыслить общий подход к системе командировок в банке. Служебная командировка — это подход к решению конкретной деловой задачи, а не способ сменить обстановку и отдохнуть от рутины. Следует частично или полностью отказываться от командировок с сомнительным экономическим эффектом или если проблема может быть решена путем использования других способов общения. Довольно часто отдельные менеджеры и работники банка лоббируют дорогостоящие зарубежные командировки не столько с целью решения конкретных бизнес-задач, сколько с целью совершения самой зарубежной поездки. Такие ситуации должны пресекаться. Современные средства электронных коммуникаций (телеконференции, селекторные совещания) позволяют организовывать переговорный процесс между специалистами без дорогостоящих командировок.

Сократить расходы на проживание за счет выбора более дешевых гостиничных номеров или аренды частных квартир, а также за счет продолжительности командировки. Целесообразно разработать и ввести нормы расходов на проживание и суточные для различных категорий работников. Стоимость гостиничных номеров во многом определяется месторасположением гостиницы и степенью комфортности номера. Выбор гостиниц экономкласса позволяет оптимизировать расходы. При осуществлении длительных командировок целесообразно рассмотреть вопрос о среднесрочной аренде квартир у частных лиц.

Сократить транспортные расходы за счет выбора более дешевого вида транспорта. При команировках в регионы на небольшие расстояния может быть использован автотранспорт банка, в случае зарубежной командировки можно рассмотреть вариант замены авиаперелета на более дешевый железнодорожный транспорт. Однако следует применять взвешенный подход: использование более медленного транспорта может привести к увеличению времени командировки и, как следствие, суммы расходов на проживание и суточных.

Услуги сторонних организаций

Как и любая другая организация, банк пользуется услугами сторонних организаций. Если эти услуги не могут быть классифицированы по какой-либо статье расходов из уже рассмотренных нами, то они относятся в сборный раздел «Услуги сторонних организаций».

Услуги сторонних организаций относятся к расходам текущего характера.

Текущие расходы: оплата аудиторских услуг, нотариальных услуг, услуг страховых компаний, кадровых агентств, бюро по переводам с иностранных языков.

Поскольку данная статья расходов сборная, то дать какие-либо конкретные советы здесь нельзя. Тем не менее попробуем акцентировать внимание на некоторых моментах.

Сокращение текущих затрат

Оптимизируйте расходы по страхованию имущества. Проанализируйте список имущества, возможно, не все оно подвержено рискам гибели или хищения. Сократите список, оставив в нем лишь то, что подвергается реальным рискам.

В условиях кризиса и безработицы рынок труда будет перенасыщен кандидатами. Возможно, это позволит отказаться от услуг кадровых агентств. А поскольку рост штата вряд ли будет большим, то ваша кадровая служба справится самостоятельно.

Представительские расходы

Представительские расходы в деятельности банка играют такую же важную роль, как и в деятельности любой другой организации. Это элемент межличностных взаимоотношений, без которых не строится ни один вид бизнеса. В мире финансов теплые доверительные отношения с клиентами и партнерами играют особую роль, и поэтому без представительских расходов банку не обойтись.

Представительские расходы относятся к текущим расходам.

Текущие расходы: прием делегаций, представительские расходы топ-менеджеров, подарки клиентам и партнерам, расходы на проведение презентаций проектов.

Оптимизация и сокращение представительских расходов могут быть произведены за счет уменьшения активности банка в части проведения представительских мероприятий различного характера.

Сокращение текущих расходов

Снизить нормы расходов на прием делегаций — отказ от дорогостоящих приемов в случаях, где это не наносит ущерб деловой репутации и имиджу банка.

Снизить нормы представительских расходов для топ-менеджеров. Сократить перечень менеджеров, имеющих право на представительские расходы.

Сократить расходы на подарки клиентам и партнерам за счет сокращения перечня получателей подарков и их стоимости. Целесообразно также ввести систему деления подарков на категории по стоимости для различных групп клиентов и партнеров. Особое внимание следует уделить расходам на подарки в период проведения поздравительных сувенирных кампаний (Новый год, 8 марта и прочие крупные праздники). Как правило, основные расходы банк несет именно в этот период.

Сократить расходы на презентацию проектов или полностью отказаться от них в случаях, когда необходимость в таких презентациях не кажется жизненно необходимой.

Канцелярские товары

Расходы по канцелярским товарам относятся к текущим расходам банка. Как правило, они занимают существенный объем в общих операционных расходах банка. Это — один из основных расходных материалов банка.

Текущие расходы: бумага различных форматов, канцелярские принадлежности, печати и штампы.

Как правило, канцелярские расходы характеризуются большим ассортиментом товаров малой стоимости, и порой создается ложное представление, что когда идет речь о канцелярских расходах, то не стоит «экономить на спичках». Однако это совсем не так. Именно статья канцелярских расходов таит в себе большие резервы для оптимизации. Статья канцелярских расходов растет особенно быстро по мере развития бизнеса банка. Стоит более внимательно присмотреться к этим расходам, можно найти достаточно много реальных способов сокращения данной статьи затрат.

Сокращение текущих расходов

Самые большие расходы по статье канцелярских товаров приходятся на бумагу. Следует внимательнее отнестись к закупкам именно классического формата А4 — даже незначительная скидка на оптовую закупку при сотрудничестве с одним поставщиком позволит получить существенную экономию за счет объемов закупок. Необходимо ввести разграничение на качество закупаемой бумаги: для черновых документов и внутреннего оборота, стандартного использования либо оформления документов для VIP-клиентов.

Разработать и внедрить систему нормирования расходов на канцелярские товары. Простейший пример: введение нормирования на расход бумаги формата A4. Система нормирования должна отражать специфику работы структурного подразделения — очевидно, что отделы, занятые розничным бизнесом, и бэк-офис расходуют бумаги гораздо больше, чем другие структурные подразделения. Нормирование может производиться как по ассортименту канцелярских товаров, так и по их общей стоимости.

Следует придерживаться минимального бюджетного ассортимента канцелярских товаров. Для этого необходимо разработать минимальный типовой перечень канцелярских товаров, которые получает специалист банка. Никаких дорогостоящих настольных наборов, авторучек и прочих излишеств.

Подписка и литература

Банкиры — публика читающая. Каждый уважающий себя банк имеет солидную подписку на все ведущие периодические издания. Профессия обязывает. Для того чтобы быть успешным в мире финансов, надо быть информированным. Пока еще Интернет не вытеснил из нашей жизни старый добрый журнал, пахнущий свежей типографской краской. Хорошая традиция — начинать банковский день с чашечки кофе и утренней газеты. Крупные банки, как правило, не ограничиваются подпиской и содержат собственные корпоративные библиотеки профессиональной литературы и периодических изданий.

Расходы по подписке и приобретению специальной литературы относятся к категории текущих расходов.

Текущие расходы: подписка на газеты и журналы, приобретение специальной литературы.

Расходы по подписке и приобретению литературы, возможно, не самая значительная статья операционных расходов банка, но мы сторонники системного и безжалостного подхода, поэтому предлагаем комплекс мер по сокращению и этой статьи расходов.

Сокращение текущих расходов

Подумайте, стоит ли тратить деньги на подписку изданий, которые свободно размещаются в Интернете.

Проведите внимательную ревизию реестра подписки на газеты и журналы. Возможно, какие-то из выписываемых ежегодно изданий уже утратили свой авторитет, и не стоит тратить средства на их выписку. Возможно, отдельные издания не столько необходимы в работе, сколько используются для обеденного времяпрепровождения сотрудников. Оставьте только те издания, которые действительно обеспечивают вас информацией, реально помогающей вам в работе.

После того как вы разобрались с перечнем изданий, разберитесь с количеством выписываемых экземпляров. В крупном банке сложно остановиться на одном экземпляре многих профессиональных изданий — это может выглядеть достаточно нелепо, когда журнал по бухгалтерскому учету будет передаваться по очереди от одного читателя к другому. Но стоит внимательно проанализировать обеспечение подпиской филиалов и допофисов. Имеет ли смысл дублировать подписку на каждый филиал? Возможно, достаточно внедрить систему сканирования особо полезных статей и рассылку их для ознакомления.

Как правило, подписка в самом издательстве — самый дешевый вид подписки. Откажитесь от услуг посредников и почты.

Реклама

Расходы на рекламу подразделяются на капитальные затраты по рекламному оформлению офисов банка и установлению рекламных конструкций капитального характера и текущие расходы по проведению рекламных мероприятий. В общем случае классификация расходов на рекламу может производиться по различным характеристикам: видам бизнеса и медианосителям. Наиболее целесообразным представляется подход по классификации расходов на рекламу по видам бизнеса, поскольку он дает более четкое представление о том, на поддержание каких видов бизнеса направляются средства рекламного бюджета.

Капитальные затраты: рекламное оформление офисов (входная группа на крыльце офиса), рекламные конструкции капитального характера.

Текущие расходы: имиджевая реклама, реклама розничных услуг, реклама для малого и среднего бизнеса, реклама для корпоративных клиентов, реклама для финансовых институтов.

Основные подходы к оптимизации рекламного бюджета основаны на попытке ответить на вопрос о том, как сократить рекламный бюджет без потерь для развития бизнеса. Другими словами: до каких объемов и по каким направлениям может быть сокращен рекламный бюджет, чтобы это стало причиной сокращения объемов проведения операций, сокращения прибыли и ослабления конкурентных позиций банка. Следует отметить, что эффект рекламного воздействия может иметь запаздывающее воздействие, и потери бизнеса от сокращения рекламного бюджета могут стать очевидными только через какой-то временной промежуток. Все это требует взвешенного подхода к сокращению рекламных расходов, чтобы потери прибыли не превысили сумму экономии по рекламному бюджету.

Сокращение капитальных затрат

Рекламное оформление офисов может быть сокращено как следствие отказа от развития сети офисов, что достаточно типично в условиях кризиса.

Рекламное оформление офисов может быть скромнее. Следует отказаться от помпезных вывесок и рекламных конструкций со сложной подсветкой.

Сокращение расходов на проведение рекламных акций — достаточно тонкий подход, и он специфичен для различных банков. Сложно дать какие-либо общие рецепты, но тем не менее кое-что можно посоветовать и здесь.

Сокращение текущих расходов

Проанализировать распределение рекламного бюджета банка в части приоритетов развития бизнеса на предмет сокращения рекламы тех направлений, которые не планируется активно развивать в среднесрочной перспективе. Финансовый кризис привел к сворачиванию целых направлений банковского бизнеса: ипотечных программ, автокредитования, инвестиционного банкинга. Следовательно, реклама этих направлений должна быть либо прекращена, либо сокращена до минимума.

Проанализировать распределение рекламы между медианосителями. Отказ от дорогостоящей телевизионной рекламы, более активное использование более дешевых рекламных каналов в виде FM-радио, листовок и буклетов. В условиях сокращения бюджета можно отказаться от дорогостоящего телевизионного длинного ролика с участием популярного артиста и ограничиться бюджетной анимацией или звуковым роликом на FM-радиостанции.

Проанализировать эффективность рекламы и поставить работу по анализу эффективности рекламы на постоянный контроль.

В частности, можно провести анализ эффективности рекламы как по отдельным направлениям бизнеса на предмет ее привлекательности и действенности для клиентов в части креатива, так и на предмет ее досягаемости для клиента. Процесс анализа эффективности рекламы может быть автоматизирован путем установления обратной связи с клиентом. Посредством колл-центра или анкетирования следует получить от клиента ответ на вопрос, каким образом он узнал о банке и его услугах. В результате обработки этой статистической информации может оказаться, что отдельные виды рекламы и медианосителей крайне неэффективны, хотя на их поддержку выделяется солидный рекламный бюджет. Например, менеджеры банка могут узнать, что реклама в местной газете «Красный сталевар» не привела в банк ни одного клиента.

Период кризиса — это время резкого спада деловой активности и сокращения расходов банков и компаний на рекламу. В этой ситуации самое время потребовать скидки и преференции от телекомпаний, радиостанций, СМИ и рекламных агентств.

Следует рассмотреть вопрос об аутсорсинге рекламных услуг и передаче всей работы по рекламному продвижению банка профессиональному рекламному агентству. Это может позволить уменьшить расходы за счет сокращения собственного рекламного отдела с дорогостоящими специалистами.

 
 
 
 
Другие проекты группы «Регламент-Медиа»